Inventory Shrinkage: Apa Itu dan Bagaimana Menguranginya?

Pernahkah Anda merasa heran saat melihat laporan stok di sistem menunjukkan jumlah yang cukup, tetapi saat dicek langsung di gudang, angka itu tidak sesuai? Beberapa unit hilang, ada yang rusak, bahkan ada yang tidak tercatat masuk sejak awal. Ini bukan sekadar kesalahan kecil. Dalam dunia bisnis, kondisi seperti ini dikenal sebagai inventory shrinkage atau penyusutan inventaris.

Inventory shrinkage adalah perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem dan jumlah fisik aktual di gudang. Banyak pelaku usaha tidak sadar bahwa ini adalah kebocoran yang bisa terus terjadi dari waktu ke waktu. Akibatnya, bisnis mengalami kerugian finansial secara perlahan, stok menjadi tidak akurat, dan perencanaan pembelian pun ikut terganggu.

Masalah ini terjadi di berbagai belahan dunia. Laporan dari National Retail Federation (NRF) 2022 menunjukkan bahwa rata-rata tingkat shrinkage di industri ritel Amerika Serikat meningkat dari 1,4 persen menjadi 1,6 persen dari total penjualan. Sekilas terlihat kecil, namun dalam skala industri besar, angkanya setara dengan kerugian sekitar 142 miliar dolar AS pada tahun 2023, naik 25 persen dari tahun sebelumnya. Lebih dari 65 persen kasus shrinkage disebabkan oleh pencurian, baik oleh pelanggan (shoplifting) maupun karyawan sendiri.

Data dari Statista juga memperkuat temuan ini, menyebutkan bahwa lebih dari 64 persen bisnis ritel di Amerika Serikat mengalami penyusutan inventaris lebih dari 1 persen setiap tahun. Artinya tidak ada sektor yang benar-benar bebas dari masalah ini. Di Indonesia, fenomena serupa juga banyak terjadi, meskipun belum banyak dilaporkan dalam bentuk data nasional yang terstandar. Namun dalam berbagai laporan internal perusahaan ritel dan logistik, masalah stok hilang, tidak tercatat, atau salah input merupakan keluhan yang sering muncul. Pada bisnis dengan gudang besar dan ratusan SKU, penyusutan bisa jadi tidak terlihat jelas, tetapi tetap berdampak langsung pada margin dan kepercayaan pelanggan.

Artikel ini akan mengajak Anda mengenali lebih dalam apa itu inventory shrinkage, apa saja penyebab umumnya, bagaimana dampaknya terhadap performa bisnis, serta strategi yang bisa diterapkan untuk menguranginya. Kami juga akan menunjukkan bagaimana sistem seperti BoxHero dapat membantu mendeteksi dan mencegah penyusutan secara real-time agar bisnis Anda tetap efisien dan terlindungi.

Apa Itu Inventory Shrinkage?

Inventory shrinkage atau penyusutan inventaris adalah kondisi ketika jumlah barang yang tercatat di sistem berbeda dengan jumlah barang yang sebenarnya tersedia secara fisik di gudang atau toko. Perbedaan ini bisa terjadi karena berbagai faktor, mulai dari pencurian, kesalahan pencatatan, barang rusak, hingga penerimaan stok yang tidak lengkap namun tetap tercatat.

Secara sederhana, jika sistem Anda mencatat bahwa terdapat 100 unit suatu produk, tetapi saat dihitung langsung hanya ada 95 unit, maka terjadi shrinkage sebanyak 5 unit. Walau tampak sepele, selisih kecil ini bisa menjadi besar jika terjadi secara terus-menerus dan melibatkan banyak jenis produk dalam jangka panjang.

Shrinkage bukan hanya soal kehilangan barang secara fisik, tetapi juga merupakan sinyal adanya kelemahan dalam proses operasional. Masalah ini sering kali sulit dideteksi secara langsung, terutama jika bisnis belum memiliki sistem pelacakan yang memadai atau tidak rutin melakukan audit stok. Tanpa pemantauan yang ketat, penyusutan bisa berlangsung diam-diam dan menjadi penyebab utama berkurangnya margin keuntungan.

Penting juga untuk membedakan shrinkage dengan kondisi lain seperti retur pelanggan atau stok yang memang sudah direncanakan untuk dibuang karena rusak. Shrinkage terjadi di luar perencanaan, sering kali tidak tercatat, dan umumnya baru disadari saat dilakukan stok opname atau audit fisik secara menyeluruh.

Dalam bisnis skala kecil maupun besar, inventory shrinkage bisa berdampak serius jika tidak segera ditangani. Bukan hanya menyebabkan kerugian finansial, tapi juga merusak akurasi data yang menjadi dasar pengambilan keputusan. Oleh karena itu, mengenali bentuk dan sumber penyusutan adalah langkah awal yang sangat penting untuk menjaga efisiensi rantai pasok dan kepercayaan pelanggan.

Penyebab Utama Shrinkage

Inventory shrinkage tidak terjadi begitu saja. Di balik setiap selisih antara catatan sistem dan jumlah fisik barang, ada penyebab yang sering kali berulang dan bisa dikenali. Memahami akar permasalahan ini adalah langkah penting sebelum menyusun strategi pencegahan yang efektif.

1. Pencurian Internal

Salah satu penyebab terbesar shrinkage adalah pencurian oleh karyawan sendiri. Hal ini sering terjadi karena minimnya sistem pengawasan, lemahnya kontrol akses ke area penyimpanan, atau kurangnya transparansi dalam proses kerja. Dalam beberapa kasus, pencurian internal sulit terdeteksi karena pelakunya memahami celah sistem dan tahu kapan harus memanipulasi data atau alur kerja tanpa meninggalkan jejak.

Pencegahan terhadap pencurian internal tidak cukup hanya dengan kepercayaan. Diperlukan sistem kontrol yang mencatat aktivitas setiap pengguna secara detail, termasuk siapa yang melakukan input, penghapusan, atau pemindahan stok. Dengan demikian, setiap tindakan bisa dilacak dan dicegah sebelum menjadi kebiasaan yang merugikan.

2. Pencurian Eksternal (Shoplifting atau Pencurian Gudang)

Untuk bisnis ritel yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, pencurian oleh pihak luar seperti shoplifting juga menyumbang penyusutan yang signifikan. Barang bisa hilang dari rak tanpa terdeteksi karena tidak semua titik pengawasan bisa dijangkau staf. Hal serupa juga bisa terjadi di gudang saat proses bongkar muat berlangsung, terutama jika banyak pihak luar seperti vendor atau kurir masuk tanpa prosedur ketat.

Pengamanan area fisik seperti pemasangan kamera pengawas, cermin pengaman, hingga sistem penguncian gudang yang terstandarisasi bisa membantu meminimalkan risiko. Namun, kunci utamanya tetap ada pada pembatasan akses dan pengawasan stok secara berkala.

3. Human Error dalam Pencatatan

Kesalahan manusia dalam mencatat stok juga menjadi sumber shrinkage yang sering luput disadari. Misalnya, jumlah yang dimasukkan ke sistem tidak sesuai dengan jumlah barang sebenarnya, atau penghitungan saat menerima barang dari supplier tidak dilakukan dengan teliti. Jika tidak langsung diperbaiki, kesalahan ini bisa berlanjut dan membuat data semakin jauh dari kondisi aktual.

Solusi untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan mulai menggunakan sistem digital yang memiliki fitur verifikasi otomatis, seperti barcode atau QR code. Dengan begitu, proses input menjadi lebih cepat dan akurat.

4. Produk Rusak atau Kedaluwarsa

Dalam bisnis F&B, farmasi, atau produk cepat saji, barang yang rusak atau kedaluwarsa sering menjadi penyumbang angka shrinkage. Masalah ini biasanya muncul karena stok disimpan terlalu lama, tidak diberi rotasi yang baik, atau tidak ada sistem pengingat ketika barang sudah mendekati batas waktu pemakaian.

Tanpa manajemen yang baik, produk seperti ini tidak hanya menjadi beban di gudang, tapi juga mengganggu laporan stok karena tetap tercatat aktif padahal sudah tidak layak jual.

5. Kesalahan dalam Penerimaan Barang

Shrinkage juga bisa terjadi saat proses penerimaan barang dari pemasok. Misalnya, sistem mencatat bahwa Anda menerima 100 unit, padahal yang dikirim hanya 95. Jika tidak ada proses pengecekan fisik yang ketat saat barang masuk, kesalahan ini bisa terus berlanjut dan tidak pernah terdeteksi hingga stok akhirnya habis.

Untuk menghindari ini, penting menerapkan prosedur penerimaan barang yang ketat dan terdokumentasi, termasuk menggunakan fitur penerimaan stok digital yang mencocokkan dokumen PO dengan jumlah fisik secara langsung.

Dampak Shrinkage terhadap Bisnis

Penyusutan inventaris mungkin tampak seperti masalah operasional biasa, tapi dampaknya bisa menjalar ke berbagai aspek penting dalam bisnis. Ketika shrinkage terjadi terus-menerus tanpa penanganan, ia dapat melemahkan fondasi bisnis dari dalam tanpa disadari.

Dampak paling langsung tentu saja pada keuntungan. Barang yang hilang, rusak, atau tidak terdeteksi akan tetap tercatat sebagai aset dalam sistem, padahal secara fisik tidak bisa dijual. Akibatnya, laporan keuangan menjadi tidak akurat. Produk yang semestinya menghasilkan pemasukan justru berubah menjadi beban. Semakin tinggi tingkat shrinkage, semakin besar potensi kerugian yang harus ditanggung bisnis.

Selain itu, akurasi data stok juga ikut terganggu. Ketika sistem menunjukkan bahwa produk masih tersedia, tim penjualan atau operasional akan mengandalkan data tersebut untuk memenuhi pesanan atau merencanakan promosi. Namun saat barang tidak ditemukan di gudang, kepercayaan internal pun mulai terkikis. Ini bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman, stok kosong di rak, atau bahkan kehilangan pelanggan karena dianggap tidak profesional.

Shrinkage juga berdampak pada forecasting dan pengambilan keputusan. Data yang tidak valid akan membuat proyeksi permintaan dan rencana pembelian menjadi tidak relevan. Akibatnya, bisnis bisa mengalami overstock atau justru kekurangan barang di momen penting. Hal ini memperbesar risiko kehilangan peluang penjualan.

Dalam jangka panjang, shrinkage yang dibiarkan bisa menurunkan moral tim, terutama jika mereka merasa tidak dipercaya atau harus bekerja dengan sistem yang tidak transparan. Ketika masalah tidak diselesaikan secara sistemik, kultur kerja pun ikut terdampak. Kepercayaan, produktivitas, dan kolaborasi bisa menurun secara perlahan.

Karena itu, penting bagi setiap bisnis, sekecil apapun skalanya, untuk mengelola shrinkage bukan hanya sebagai masalah logistik, tapi sebagai bagian dari strategi mempertahankan profitabilitas dan keandalan operasional.

Strategi Mengurangi Inventory Shrinkage

Mengurangi penyusutan inventaris bukan soal menambal kebocoran satu per satu, tetapi membangun sistem yang kuat dan transparan dari hulu ke hilir. Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan secara praktis dan efektif untuk menekan angka shrinkage dalam bisnis Anda.

1. Lakukan Audit dan Stok Opname Secara Rutin

Audit stok bukan hanya dilakukan setahun sekali saat tutup buku. Pemeriksaan fisik yang dilakukan secara berkala, baik mingguan maupun bulanan, membantu Anda mengetahui lebih cepat ketika terjadi selisih antara catatan sistem dan kondisi gudang. Semakin rutin Anda melakukan pengecekan, semakin kecil kemungkinan kesalahan akan menumpuk.

Stok opname juga dapat membantu mengidentifikasi tren masalah tertentu. Misalnya, jika produk tertentu sering menunjukkan selisih, mungkin ada masalah di titik penerimaan barang atau dalam pengambilan pesanan harian. Dengan mengetahui titik rawan sejak dini, Anda bisa segera menyesuaikan SOP untuk mencegah kerugian berulang.

2. Gunakan Sistem Inventaris Digital

Salah satu kesalahan terbesar yang membuat shrinkage tak terdeteksi adalah ketergantungan pada pencatatan manual atau sistem yang tidak real-time. Sistem inventaris digital seperti BoxHero memungkinkan pelacakan barang masuk dan keluar secara otomatis, disertai pencatatan pengguna dan waktu transaksi.

Dengan data yang tersimpan secara rapi dan dapat diakses kapan saja, Anda dapat meminimalkan human error dan meningkatkan akurasi stok. Integrasi barcode dan pelaporan berbasis waktu juga membantu Anda melihat pergerakan stok secara transparan, sehingga ketika terjadi kejanggalan, Anda bisa langsung menelusurinya.

3. Batasi Akses Gudang dan Atur Otorisasi Pengguna

Tidak semua orang perlu memiliki akses penuh terhadap gudang atau sistem inventaris. Dengan membatasi akses hanya kepada staf tertentu dan menerapkan otorisasi berdasarkan level tanggung jawab, Anda bisa memperkecil risiko manipulasi data atau kehilangan barang karena kelalaian.

Sistem yang baik seharusnya mampu mencatat siapa melakukan apa, kapan, dan di mana. Dengan log aktivitas yang jelas, Anda bukan hanya membangun transparansi, tapi juga rasa tanggung jawab di antara tim.

4. Tingkatkan Pelatihan dan Pemahaman Tim

Shrinkage tidak selalu terjadi karena niat buruk. Banyak kasus terjadi karena ketidaktahuan atau kelalaian staf dalam menjalankan prosedur. Memberikan pelatihan yang tepat mengenai cara mencatat stok, menangani barang rusak, dan prosedur penerimaan bisa membantu mengurangi kesalahan operasional.

Pelatihan rutin juga menumbuhkan sense of ownership pada tim. Ketika mereka paham bahwa akurasi stok berdampak langsung pada kesehatan bisnis dan kinerja tim secara keseluruhan, mereka akan lebih berhati-hati dan bertanggung jawab.

5. Manfaatkan Teknologi Barcode dan QR Code

Penggunaan barcode atau QR code bukan hanya untuk mempercepat input data, tetapi juga untuk memastikan setiap transaksi memiliki bukti yang dapat ditelusuri. Dengan teknologi ini, Anda bisa memverifikasi produk saat penerimaan, pengepakan, dan pengiriman tanpa harus bergantung pada ingatan atau catatan kertas.

Ini sangat penting dalam bisnis dengan banyak SKU atau volume pengiriman tinggi. Selain mengurangi potensi kesalahan, barcode juga membantu mempercepat proses audit dan pelacakan jika terjadi selisih stok.

Mengurangi Shrinkage Lebih Efisien bersama BoxHero

Inventory shrinkage tidak bisa diatasi hanya dengan mengandalkan catatan manual atau pengawasan visual. Diperlukan sistem yang mampu memberikan kontrol menyeluruh, pelacakan yang akurat, dan visibilitas penuh terhadap pergerakan stok. Di sinilah peran BoxHero menjadi sangat penting dalam membantu bisnis mengurangi potensi kerugian akibat penyusutan inventaris.

BoxHero dirancang untuk memberikan pelacakan stok secara real-time. Setiap kali ada pergerakan barang, baik saat diterima, dipindahkan, atau dikeluarkan, sistem akan mencatat waktu, pengguna, dan detail aktivitas tersebut. Dengan begitu, tidak ada lagi ruang untuk spekulasi atau kesalahan yang sulit dilacak. Setiap unit barang bisa ditelusuri jejaknya dengan jelas.

Fitur pemindaian barcode juga membantu mengurangi risiko kesalahan input yang sering terjadi dalam proses penerimaan atau pengiriman barang. Saat barang datang dari pemasok, Anda bisa langsung mencocokkan jumlah fisik dengan data di sistem. Ini mencegah ketidaksesuaian sejak awal, yang sering kali menjadi sumber utama shrinkage. Selain itu, saat dilakukan audit, pemindaian barcode mempercepat proses dan memastikan bahwa data yang tercatat benar-benar mencerminkan kondisi fisik.

BoxHero juga menyediakan laporan analitik yang bisa dimanfaatkan untuk melihat tren penyusutan berdasarkan jenis produk, waktu, atau lokasi penyimpanan. Informasi ini sangat berguna untuk mengevaluasi prosedur kerja, mengidentifikasi titik rawan, dan merumuskan strategi perbaikan yang lebih tajam. Bisnis tidak lagi harus menunggu sampai akhir bulan untuk menyadari ada yang salah. Dengan dashboard yang mudah dibaca, Anda bisa mengambil keputusan lebih cepat dan tepat.

Mengurangi shrinkage bukan hanya soal mencegah kehilangan stok. Ini juga tentang menjaga akurasi data, mempertahankan efisiensi kerja, dan melindungi margin keuntungan. Semakin sedikit penyusutan yang terjadi, semakin sehat kondisi keuangan bisnis Anda. Lebih dari itu, pelanggan pun akan merasakan manfaatnya karena ketersediaan stok yang lebih terjaga dan pelayanan yang lebih responsif.

Jangan tunggu sampai kerugian terakumulasi dalam diam. Gunakan sistem inventaris yang mendukung transparansi dan keakuratan sejak awal. Mulai sekarang juga bersama BoxHero.