박스히어로 덕분에 카페 재고 관리가 쉬워졌어요!

도심 속 오래된 빌딩 꼭대기 층에 자리 잡은 커피앤시가렛은 창밖으로 서울의 멋진 전경을 즐길 수 있는 매력적인 카페입니다. 담배를 피우러 옥상으로 향하는 손님들로부터 아이디어를 얻어, 매장 한 편에서 커피와 함께 담배를 판매하는 이색 카페이기도 하죠. 아름다운 경치와 독특한 콘셉트로 인기를 끌고 있는 이곳은 여유를 만끽하려는 손님들의 발길이 끊이지 않는 서울 카페 명소로 자리매김했답니다.

커피앤시가렛은 현재 박스히어로를 통해 카페 운영에 필요한 150여 가지의 물품을 관리하고 있어요. 커피앤시가렛의 이예지 대표님은 “카페를 운영하면서 가장 신경 쓰는 것 중 하나가 재고 관리”라고 이야기하셨는데요. 지금부터 이예지 대표님과의 인터뷰를 통해 카페 재고 관리의 중요성과 그 방법을 자세히 살펴볼게요!

고객과의 약속을 위한 꼼꼼한 재고 관리

• 정시에 문을 열고, 손님들이 원하는 메뉴를 언제나 제공할 것.

이 두 가지는 이예지 대표님이 커피앤시가렛을 운영하면서 반드시 지키려고 노력하는 원칙이라고 해요. 메뉴에 있는 모든 음료와 베이커리를 안정적으로 제공하기 위해서는 재고 관리가 필수적이죠. 카페에 필요한 물품이 부족하면 손님에게 원하는 메뉴를 선보일 수 없기 때문이에요. 그래서 이예지 대표님은 원두나 우유와 같은 기본적인 재료부터 일회용 빨대, 일회용 컵, 그리고 이곳의 시그니처인 담배까지, 모든 재고가 떨어지지 않도록 미리미리 관리하는 것을 철칙으로 삼고 있어요.

커피앤시가렛이 처음 문을 열었을 때는 재고 관리의 어려움이 크지 않았어요. 매장의 규모가 작았기에 직접 눈으로 확인하며 부족한 물품을 채워 넣을 수 있었죠. 그러나 매장이 점점 커지면서 사정이 달라졌어요. 재고가 얼마나 남았는지 눈으로 파악하기에는 물품이 너무 많아진 거예요. 이예지 대표님은 수기로 재고 관리 장부를 작성하며 재고를 관리해 보려 했어요. 하지만 여러 직원이 동시다발적으로 활용하기 어려운 수기 장부는 얼마 지나지 않아 한계를 맞이했죠.

“카페 안에 PC가 따로 없어서 어쩔 수 없이 수기 장부를 만들어 사용했어요. 그런데 수기 장부는 한 사람이 쓰고 있으면 다른 사람이 보기 어렵더라고요. 또 제품명을 텍스트로 적을 수밖에 없다 보니, 제품을 혼동하는 경우도 많았죠. 수기 장부를 대체할 방법을 찾다가 모바일로 편리하게 사용할 수 있는 박스히어로를 알게 됐어요.”

커피앤시가렛 이예지 대표

현재 커피앤시가렛은 박스히어로를 통해 카페의 모든 재고를 관리하고 있어요. 커피앤시가렛의 박스히어로 시스템에서는 카테고리, 거래처, 품목, 발주 단위, 안전재고, 비고 등의 체계적으로 구성된 속성이 눈에 띄는데요. 이예지 대표님은 제품목록에서 재고 유형별 특징을 한눈에 확인할 수 있도록 속성을 꼼꼼하게 세팅했다고 해요.

그중에서도 발주 단위 속성은 직원들 간의 협업에 많은 도움을 주고 있어요. 커피앤시가렛에서는 매니저들이 발주가 필요한 제품을 공유하면, 이예지 대표님이 이를 확인하고 제품을 주문하는 식으로 발주 시스템을 운영하고 있는데요. 제품마다 다른 발주 단위(박스 단위, 묶음 단위 등)를 속성으로 입력해 두면, 직원들이 혼선 없이 발주를 요청할 수 있어 편리해요.

“이 외에도 안전재고 속성은 매니저들이 확보해야 하는 재고 수량을 참고하는 용도로 쓰고 있고, 비고 속성에는 생산에 걸리는 시간을 적어놓는 등 발주 시 참고해야 할 사항을 적어두고 있어요. 속성을 활용해 재고의 특징들을 정리해 놓으면 제품목록에서도 편하게 볼 수 있어요.”

커피앤시가렛 이예지 대표

발주 시 제품을 헷갈리지 않게 박스히어로 시스템에 제품 사진을 등록하는 것도 잊지 않아요. 카페에서 사용하는 물품들은 비슷한 이름을 가진 것들이 많아 잘못된 제품을 발주할 우려가 큰데요. 가령, 음료 제조에 사용되는 초콜릿 파우더는 같은 브랜드에서도 여러 종류의 제품이 나오죠. 

하지만 커피앤시가렛에서는 제품 사진 등록 기능을 통해 발주 실수를 크게 줄였어요. 박스히어로를 이용하면 인터넷에서 내려받은 제품 사진이나 스마트폰으로 직접 촬영한 이미지를 간단히 등록할 수 있어 편리하죠. 현재 커피앤시가렛이 박스히어로 시스템에 등록한 모든 제품에는 제품 사진이 포함되어 있답니다.

모바일 중심의 간편한 재고 관리

이예지 대표님이 발주한 제품들이 창고에 도착하면, 매니저들은 발주 내역과 실제 입고된 제품을 비교하며 검수한 후에 박스히어로에 입고 처리해요. 히스토리를 통해 재고 데이터를 간편하게 추적할 수 있는 박스히어로에서는 여러 명의 매니저가 입고를 진행해도 데이터가 꼬이거나 누락될 염려가 없어요. 

이후에는 일주일에 한 번씩 재고조사를 실시해 재고량을 조정하는 방식으로 재고 현황을 업데이트해요. 수시로 물품이 빠져나가는 카페에서는 박스히어로의 조정 기능을 사용해 직원들의 업무 부담을 줄이고, 정기적으로 재고를 업데이트할 수 있어요.

이 과정에서 커피앤시가렛의 모든 직원은 오직 박스히어로 모바일 앱만을 활용해 재고 관리를 실천해요. 카페 재고 관리는 PC에 접속하기 어려운 환경에서 이뤄지는 경우가 많으므로, 실시간으로 재고를 확인하고 관리할 수 있는 모바일 중심의 시스템이 필수적이에요.

“저희는 100% 모바일로만 박스히어로를 활용하고 있어요. 직원들이 박스히어로에 물품을 입고하면, 저는 어디에 있든지 스마트폰으로 간편하게 그 내역을 확인할 수 있어 좋아요. 입고가 무사히 된 것을 확인하고, 거래처에 구매 확정을 하는 것이 하나의 루틴이 되었어요.”

커피앤시가렛 이예지 대표

커피앤시가렛은 꼼꼼한 재고 관리를 통해 언제나 손님들에게 원하는 음료와 서비스를 제공하는 카페 운영을 실천하고 있어요. 이예지 대표님은 박스히어로를 두고 “바빠서 발주를 놓치는 사장님, 시스템이 없어 혼란을 겪는 직원들 모두를 위한 솔루션”이라고 말했죠. 원활한 카페 운영을 위한 효율적인 재고 관리 솔루션을 고민하고 있다면, 박스히어로를 고려해 보세요! 소규모 사업자도 부담 없이 도입할 수 있고, 직관적인 디자인으로 재고 관리에 대한 지식이 없어도 누구나 쉽게 사용할 수 있어요.