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히스토리 메뉴에서 원하는 재고 내역만 골라보기

재고의 입출고와 변동 사항을 잘 기록해야 하는 이유는 무엇일까요? 여러 가지가 있지만, 그중에서도 가장 대표적인 이유는 재고 내역을 통해 재고량의 변화 추세를 파악하기 위해서예요. 재고 흐름을 잘 알면 재고의 부족이나 과잉을 사전에 방지할 수 있죠. 재고 내역은 일반적으로 엑셀 프로그램으로 관리하는 경우가 많아요. 하지만 직원 개개인이 재고의 입출고와 변동 사항을 각자의 파일에서 관리하면, 자료를 통합하는 과정에서 오류가 발생하기 쉽죠.

그러나 재고 관리 솔루션 박스히어로에서는 달라요. 재고의 입출고와 조정 현황을 입력하기만 해도 자동으로 모든 재고 내역을 정리해 주죠. 담당자는 과거부터 현재까지 기록된 모든 입고, 출고, 조정 정보를 재고 관리의 적재적소에 활용할 수 있어요. 재고 내역을 더 효율적으로 활용하려면 전체 재고 내역에서 나에게 유용한 정보만 쏙쏙 뽑아낼 수 있어야 하는데요. 지금부터 박스히어로의 히스토리 메뉴를 더 편리하게 사용할 수 있는 몇 가지 팁을 알려드릴게요!

1. 필터를 사용해 재고 내역 선별하기

히스토리 기능의 강점은 박스히어로 솔루션에 기록된 모든 재고 내역을 엑셀 파일로 내보내기가 가능하다는 점이에요. 내부 직원뿐만 아니라 거래처에도 파일 형태로 공유할 수 있고, 정보를 가공하여 보고서를 작성하기도 용이하죠.

입출고 내역서 엑셀 내보내기 — 사이드바에서 **`히스토리`**를 누르고, 우측 상단의 **`엑셀 내보내기`** 버튼을 클릭하세요.

그런데 여러 거래처와 동시다발적으로 거래를 진행하고 있어 전체 재고 내역을 공유하는 것이 꺼려질 때는 어떻게 해야 할까요? 또 이번 달의 보고서 작성을 위해 전체가 아닌 특정 기간의 재고 내역이 필요하다면요? 이처럼 조건에 따라 원하는 데이터를 선별하고 싶을 때, 히스토리 메뉴의 필터 기능을 사용해요.

히스토리 메뉴를 누르면 상단에서 가장 많이 쓰이는 기간 필터를 곧바로 적용할 수 있어요. 전체 기간 버튼을 누르고, 마우스로 시작일과 종료일을 선택하거나 ‘YYYY-MM-DD’라고 표시된 입력창에 키보드로 직접 날짜를 입력해 주세요. 기간 필터 우측에는 전체 기간, 오늘, 최근 7일, 최근 30일, 이번 달, 지난 주, 지난 달의 재고 내역을 빠르게 확인할 수 있는 바로가기 버튼이 마련돼 있어요.

이번에는 필터 추가 버튼을 눌러 원하는 데이터를 선별하기 위해 조건을 추가해 볼게요. 박스히어로는 총 4가지 필터(제품, 작성자, 유형, 거래처)와 조건을 사용자화할 수 있는 해시태그 필터를 제공해요. 필터는 원하는 재고 내역만을 추려 필요한 정보만을 적절히 사용할 수 있도록 돕죠.

그렇다면 제품, 작성자, 유형, 거래처 필터는 어떤 상황에서 활용할 수 있을까요? 아래의 예시를 참고하여 자신의 상황에 맞춰 필터를 적용해 보세요.

“최근 들어 A 제품의 수요가 계속해서 증가하고 있어요. 입출고 내역을 거래처에 공유하고, 앞으로의 원재료 공급 계획을 논의하고자 합니다.”

👉 필터 추가 > 제품 > A 제품 선택

“얼마 전에 재고실사를 했는데, 재고량이 맞지 않아 오류가 발생한 시점을 추적하고 있습니다. 특정 기간의 재고 내역을 작성자별로 확인하고 싶어요.”

👉 필터 추가 > 작성자 > 작성자 이름 선택

“리드타임을 점검하기 위해 공급업체로부터 제품을 조달받은 날짜를 일괄적으로 검토하려고 합니다.”

👉 필터 추가 > 유형 > 입고 선택

“B 공급업체로부터 공급받은 제품의 입고량과 출고량을 비교해 ABC 재고분석을 위한 자료를 만들 예정이에요. ”

👉 필터 추가 > 거래처 > B 공급업체 선택

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모든 필터는 중복 적용할 수 있어요. 필터를 적용한 상태에서 필터 추가 버튼을 한 번 더 눌러 다른 조건의 필터를 추가해보세요.

2. 해시태그를 활용해 사용자 필터 만들기

이번에는 조건을 사용자화할 수 있는 해시태그 필터의 사용법을 자세히 알아볼게요. 해시태그는 입고서, 출고서, 발주서, 판매서 하단의 메모에 기재해요. 메모는 제품 속성 외에 해당 제품에만 해당하는 특이사항 등을 기록해 놓을 때 편리하게 쓰이는데요. 이곳에 해시태그(#)를 사용해 메모를 남기면, 히스토리 메뉴에서 사용할 수 있는 나만의 필터를 만들 수 있어요.

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메모는 입고서, 출고서, 발주서, 판매서에 모두 기재할 수 있으나, 히스토리 메뉴의 해시태그 필터는 입고서, 출고서의 메모에 입력한 해시태그만 검색할 수 있어요.

입고서의 메모 입력창 — 사이드바에서 **`입고`** 또는 **`출고**`를 누르고, 우측 상단의 **`입고서 작성`** 또는 **`출고서 작성`**을 눌러보세요.

예를 들면, 계절에 따라 수요가 증가하는 제품의 입고서를 작성할 때 ‘#계절재고필요’라는 해시태그를 기재하는 거예요. 그럼, 해시태그 필터를 적용해 계절 재고를 확보해야 하는 제품의 이전 재고 내역을 미리 확인하고, 앞으로의 수요 증가와 재고 부족에 대비할 수 있죠.

원하는 기간을 선택하고, 필터 추가 > 해시태그를 선택해 주세요. 그리고 메모에 기재한 해시태그를 입력해 검색하면 해당 조건의 제품을 모아볼 수 있어요.

2023년 7월부터는 비즈니스 플랜을 이용 중인 고객 모두 메모에 파일을 첨부할 수 있는데요. 입고서에 발주 목록 파일을 첨부하고 해시태그로 ‘#발주목록첨부_20230717’와 같이 표시해 두면, 히스토리에서 발주 목록에 있는 제품이 모두 입고되었는지를 더욱더 편리하게 검토할 수 있어요.

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메모에 이미지 파일이나 문서 파일 등을 마우스로 끌어와 드래그 앤 드롭하면 URL 형태로 삽입돼요.