인사 총무 담당자가 박스히어로로 IT 자산을 관리하는 방법

포스타입은 2015년 누구나 콘텐츠를 올리고 수익을 창출할 수 있는 블로그 서비스로 시작해_, 크리에이터와 상생하는 창작 환경을 구축하며 꾸준히 성장해 온 기업이에요. 콘텐츠 제작, 팬 커뮤니티 관리, 수익 창출 등 크리에이터가 창작을 지속하기 위해 꼭 필요한 서비스를 하나의 플랫폼에서 모두 제공하며, ‘크리에이터를 위한 슈퍼 앱'으로 불리고 있죠.

포스타입 피플팀은 IT 자산을 더 효과적으로 관리하기 위해 박스히어로를 도입했어요. 박스히어로를 통해 자산의 히스토리를 체계적으로 기록하면서 기존에 사용하던 무료 툴의 한계를 극복하셨다고 해요. 박윤철 매니저님과의 인터뷰를 통해 인사 총무 담당자가 박스히어로를 사용하는 방법을 알아볼까요?

포스타입이 IT 자산을 관리하는 방법

인사 총무 담당자의 업무 중 하나는 자산의 취득, 사용, 반납, 보수 등을 관리하는 것입니다. 자산을 체계적으로 관리하지 않으면 중대한 회계상의 오류가 발생할 수 있죠. 온라인 기반의 콘텐츠 플랫폼을 운영하는 포스타입의 자산 중에는 특히 PC, 모니터, 키보드와 같은 IT 장비의 비중이 높은데요. 이처럼 고가의 IT 장비를 빈번하게 사용하는 조직이라면, 더욱더 철저한 자산 관리가 필요해요. 

빠르게 성장하고 있는 포스타입은 최근 조직의 규모가 크게 늘어 새로운 구성원이 많아졌어요. 그만큼 IT 자산도 늘어났고, 관리는 더욱더 복잡해졌죠. 포스타입은 이러한 상황에서 새로운 자산 관리 툴의 필요성을 인식하고, 박스히어로의 도입을 결정했어요. 박윤철 매니저님은 “재고 관리 솔루션 박스히어로가 자산 관리에 필요한 모든 기능을 갖춘 툴이었다”고 설명했어요. 

포스타입에서는 박스히어로로 이렇게 IT 자산 관리를 실천하고 있습니다. 

우선, IT 장비를 구매하고 나면 박스히어로에 자산을 추가해요. 용이한 관리를 위해 동일한 모델이라도 각각의 기기를 개별 자산으로 등록하죠. 구성원의 이름은 거래처로 등록해 두고, 장비 지급 시에는 출고로 처리해요. 반대로 퇴사, 기기 고장 등으로 장비가 반납됐다면 입고로 처리하고요. 이렇게 하면 제품의 입・출고 히스토리를 통해 장비 지급 및 반납 내역을 한눈에 확인할 수 있어요.

“총무 담당자라고 해도 회사 설립 때부터 각각의 자산이 거쳐 온 히스토리를 모두 알 수는 없어요. 그렇다 보니 히스토리가 꼬이거나 휘발되는 일도 비일비재하죠. 다른 담당자분들도 자산의 히스토리를 찾기 위해 자료를 뒤지는 일도 많이 경험하셨을 거예요. 박스히어로를 이용해 자산을 관리하면 보유하고 있는 자산이 어떤 식으로 이동하는지, 현재 어떤 가치를 지니고 있는지를 명확하게 확인할 수 있어 유용합니다.”

포스타입 박윤철 매니저

박스히어로로 실현한 안전한 자산 관리

박스히어로를 도입하기 전, 포스타입은 구글 스프레드시트를 통해 자산을 관리했어요. 스프레드시트를 이용한 자산 관리는 초기 스타트업이나 중소/중견기업(SMB)에서 흔히 사용하는 방식으로, 비용이 들지 않는다는 장점이 있어요.  

그러나 스프레드시트는 파일에 접근할 수 있는 사람이라면 누구나 내용을 수정할 수 있다는 단점이 있었어요. 언제 수정했는지, 누가 수정했는지를 확인하기 위해서는 번거롭게 메모를 남겨야만 했죠. 이러한 상황에서 휴먼 에러도 빈번하게 발생했어요. 자산의 규모가 커질수록 휴먼 에러는 회계상의 문제로 이어질 수 있기에 대책이 필요했죠. 

포스타입은 총무, 파이낸스 등 다방면의 관점에서 논의한 끝에 구글 스프레드시트를 박스히어로로 대체했어요. 자산의 취득, 사용, 반납, 보수의 과정이 히스토리로 남는 박스히어로를 사용한 이후부터는 실제 자산과 전산상  자산 간의 불일치가 줄어 혹시 모를 회계 문제도 방지할 수 있게 되었죠. 자산 관리가 가능한 여러 툴 가운데 박스히어로를 선택한 이유를 묻자, 그는 고민 없이 박스히어로의 직관적인 인터페이스와 쉽고 간편한 초기 세팅 과정을 꼽았습니다.

“개선의 여지가 있다면 새로운 방법을 적극적으로 찾아보는 것이 포스타입의 업무 스타일 중 하나예요. 박스히어로도 자산 관리 개선 과정에서 도입하게 됐는데, 초기 세팅 과정에 큰 리소스가 들지 않는다는 점이 강력한 이점으로 느껴졌어요. 자산 관리 툴을 사용해보지 않은 사람도 큰 어려움 없이 활용할 수 있는 직관적인 서비스라는 점에서도 매력적이었습니다 .”

포스타입 박윤철 매니저

박스히어로의 커스텀 바코드 기능도 IT 자산 관리 업무의 효율성을 높여준 일등 공신입니다. 기존에는 별도의 프로그램을 사용해 바코드 라벨을 출력해야 했지만, 박스히어로에서는 등록한 자산 정보를 토대로 커스텀 바코드 라벨을 생성하고 출력할 수 있죠. 포스타입은 라벨만 보고도 자산을 식별할 수 있도록 자산의 시리얼 넘버, 취득 일자, 지급 일자 등을 표시한 커스텀 바코드 라벨을 사용하고 있어요.