품절 걱정을 줄이는 약국 재고 관리 방법

서울 서대문구의 한 골목에서 동네 주민들의 건강을 지키고 있는 나라약국은 언제나 분주하게 하루를 시작합니다. 처방 조제부터 일반 약 상담까지, 하루에도 수십 가지의 의약품이 이곳을 오고 가는데요. 6년째 나라약국을 이끌고 있는 박승찬 약사님은

“꼭 물 위의 백조처럼 겉보기엔 조용해 보여도
안에서는 늘 분주함이 가득한 곳이 약국”

이라고 말합니다. 그리고 그런 바쁜 일상에서도 약국을 안정적으로 운영할 수 있는 핵심 요소가 바로 박스히어로를 통한 재고 관리라고 덧붙였죠. 

약국처럼 다품종의 민감한 품목을 다루는 곳에서는 박스히어로를 어떻게 사용할까요? 지금부터 박스히어로와 함께 업무 일상을 바꾼 나라약국의 재고 관리 이야기를 들려드릴게요!

약국 재고 관리가 중요한 이유

박승찬 약사님은 약국 운영 초기부터 재고 관리의 중요성을 절감하셨다고 해요. 박승찬 약사님은 약국의 재고 관리가 중요한 이유로 크게 3가지를 꼽았습니다.

1. “약의 종류가 정말 다양해요.”

약국에는 감기약, 소화제와 같은 일반의약품뿐만 아니라 병원에서 처방받은 전문의약품까지 수천 개의 약이 진열되고 보관돼요. 병원마다 처방하는 약이 다르므로, 손님에게 적절한 약을 제공하려면 그만큼 다양한 약을 재고로 확보하고 있어야 하죠. 빠르고 안전한 조제 및 검수를 위해서는 수많은 의약품 재고를 보기 좋게 정리해 둘 필요도 있어요.

2. “수급이 어렵고, 품절이 잦아요.”

박승찬 약사님에 따르면, 우리나라는 약의 생산량 자체가 적은 편인 데다가 전쟁 등으로 인한 글로벌 공급망 이슈가 겹쳐 약이 동나는 경우가 많다고 해요. 한 번 품절되면 6개월에서 1년까지 약을 구할 수 없는 일도 빈번하죠. 평소에 어떤 약이 얼마나 남아있는지, 언제쯤 다시 주문해야 하는지 알지 못하면 품절 사태에 대응하기가 어려워요.

3. “약국의 경쟁력은 서비스에 있어요.”

전문의약품은 구매가와 판매가가 법적으로 동일해요. 즉, 약국은 일반적인 판매업과 달리 가격으로 승부를 볼 수 없는 구조라는 뜻이죠. 그 대신 약국은 서비스를 통해 차별화를 만듭니다. 약의 복용 방법을 자세히 설명하거나, 부작용이 있을 때 대처법을 친절하게 안내해 주는 것처럼 말이죠. 하지만 좋은 서비스를 제공하는 것 또한 약이 제때 있어야 가능한 일입니다. 약이 없어서 손님을 그냥 돌려보낸다면, 아무리 친절하고 성의 있게 설명하더라도 신뢰를 얻기 어려워요. 결국, 약국의 서비스 경쟁력도 재고 관리에 달린 셈입니다.

“수기로는 의약품의 다양한 종류, 품절 이슈 등을 전부 고려한 재고 관리가 불가능해요. 그래서 재고 관리 솔루션을 찾아다녔죠. 다른 재고 관리 솔루션은 컴퓨터에서만 쓸 수 있거나, 안드로이드 스마트폰에서만 사용할 수 있어서 불편했어요. 반면, 박스히어로는 모든 기기 및 운영체제에서 쓸 수 있어서 선택했습니다. 벌써 몇 년째 사용하고 있는데, 지속적인 개선이 이뤄지는 점도 만족스러워요.”

나라약국 박승찬 약사

오류가 많던 장부에서 정확도 높은 시스템으로

박스히어로를 도입하기 전에는 약사와 직원들이 의약품의 입출고 내역을 종이에 하나하나 적었어요. 박승찬 약사님은 그 내용을 다시 엑셀 프로그램에 옮겨 적는 식으로 재고 관리를 수행했죠. 하지만 이 방식은 시간이 무척 오래 걸렸고, 두 차례에 걸쳐 입출고 내역을 정리하는 과정에서 실수가 자주 발생했어요.

지금은 자주 나가는 전문의약품 200여 종, 일반의약품 1,000여 종을 박스히어로에 제품으로 등록해 두고, 약의 입출고 내역을 통합적으로 관리하고 있어요. 사입한 약이 창고에 들어올 때 ‘입고’, 창고에 보관 중이던 약을 약국으로 가져올 때 ‘출고’로 처리하죠. 손님들에게 약이 나갈 때마다 일일이 출고로 기록하는 것은 다소 번거로워서, 창고에서 약을 묶음 단위로 가져올 때 기록하는 방식을 택하셨다고 해요.

“예전에는 장부를 잃어버리면 이전의 기록을 다시는 찾을 수 없었어요. 이제는 박스히어로 덕분에 모든 입출고 내역이 추적할 수 있는 기록으로 남아 있습니다. 종이에 쓴 다음, 컴퓨터에 옮기는 과정 없이 박스히어로 앱을 켜면 바로 쓸 수 있어 편리합니다.”

나라약국 박승찬 약사

박승찬 약사님은 박스히어로 도입 이후 특히 포장 단위가 여러 개인 약의 재고 관리가 수월해졌다고 밝혔어요. 약은 종류만큼이나 포장 단위도 다양한데요. 이렇다 보니 장부에 ‘기침약 1개 출고’라고 적어두어도, 30개 묶음, 50개 묶음, 100개 묶음 중 어느 것이 출고되었는지 정확하게 파악하기가 어려웠어요. 어떤 약이 얼마나 나갔는지 확인하기 위해 어쩔 수 없이 창고에서 하나하나 재고를 세야 하는 일이 생기곤 했죠.

박스히어로에서는 각각의 포장 단위를 개별 제품으로 등록할 수 있어요. 누가, 어떤 약을, 얼마나 입출고했는지도 모두 기록으로 남으니, 혹시 모를 오류도 방지할 수 있죠. 나라약국에서 근무하는 약사와 직원들은 박스히어로와 함께 더 정확하고 빠르게 업무를 처리하고 있다고 해요.

데이터로 보는 의약품 재고의 적정선

박승찬 약사님은 인터뷰 말미에 동료 약사님들께 꼭 전하고 싶은 이야기가 있다고 했어요. 그것은 바로 “약국도 결국 하나의 사업장”이라는 점이었습니다. 약을 짓는 업무가 중심이긴 하지만, 약국도 분명 수익과 비용을 관리해야 하는 운영의 주체라는 거예요. 

사업장의 입장에서 가장 중요한 건 현금 흐름이에요. 박승찬 약사님은 “재고가 많다는 건, 그만큼의 현금이 묶여있다는 뜻”이라고 강조했어요. 현금 흐름을 방해하지 않으면서 손님에게 약을 신속하게 제공할 수 있는 적절한 재고 수준을 만드는 게 핵심이라는 이야기였죠.

하지만 이 균형을 맞추는 일은 생각보다 쉽지 않아요. 앞서 이야기한 것처럼 의약품 업계에는 늘 ‘품절’이라는 변수가 따라붙기 때문인데요. 이런 상황을 겪다 보면, 약이 있을 때 미리 대량으로 재고를 확보해두려는 선택을 하게 돼요. 하지만 의약품은 유통기한이 있어서 한 번 들여온 약을 무한정 보관할 수 없죠. 유통기한이 얼마 남지 않은 약은 판매가 어려워지고, 결국 버려야 하는 경우도 생겨요.

박승찬 약사님은 이런 문제를 해결하는 데 박스히어로가 큰 역할을 하고 있다고 말씀하셨어요. 박스히어로에 쌓이는 재고 데이터를 통해 자주 나가는 약의 종류, 수량, 사용 주기 등을 파악하여, 똑똑하고 효율적인 구매 계획을 세울 수 있게 된 거죠. 박스히어로를 데이터 기반의 의사결정 도구로 활용하면 약국 운영에 훨씬 더 큰 효과를 얻을 수 있다는 것이 박승찬 약사님의 노하우였어요.

“최소 6개월 동안 품절이 예상되는 약이 있고, 우리 약국에서는 한 달에 100개 정도가 나간다고 가정해 볼게요. 그러면 저는 재고를 600개 정도만 확보해 놓으면 되는 거예요. 이러한 데이터를 모른다면 패닉 바잉(Panic Buying)을 할 수밖에 없어요. 박스히어로는 그런 것을 막아주고, 합리적인 구매 결정을 내릴 수 있도록 도와줘요.”

나라약국 박승찬 약사

약국 재고 관리로 고민하고 있다면, 박승찬 약사님의 이야기를 한 번 떠올려보세요. 재고 관리 솔루션을 활용하면 재고 관리의 실수를 줄이고, 약국 운영의 효율성을 높일 수 있답니다. 아래 버튼을 눌러 박스히어로의 모든 기능을 무료로 체험해 보고, 현명한 약국 재고 관리를 시작해 보세요!